Les professionnels des ressources humaines ont été connus pour dire que les adultes ne devraient jamais discuter de la réduction des effectifs en compagnie polie à moins qu'ils ne flattent la perte de poids de quelqu'un. En effet, la réduction des effectifs est souvent associée à un autre type de perte, à savoir les employés et la rentabilité. S'il ne fait aucun doute que la réduction des effectifs peut être source d'anxiété et d'incertitude, les professionnels des ressources humaines les plus avisés rassemblent leurs meilleures compétences en gestion et se préparent aux étapes de réduction des effectifs dans une organisation.
La préparation n'éliminera pas le stress du processus, mais elle peut vous permettre de gérer votre rôle crucial avec la compassion, les connaissances et l'expertise que les employés attendent de vous et de votre service. Préparez-vous à communiquer avec les employés actuels et anciens, répartissez les tâches de travail, renforcez le moral des employés, organisez des réunions de licenciement, abordez les problèmes juridiques et dirigez les personnes vers des services de reclassement.
Saisir les raisons de la réduction des effectifs
La mise à pied d'employés est un processus douloureux pour les employés et les propriétaires et dirigeants d'entreprise, mais peut-être davantage pour les premiers, explique le Management Study Guide. La raison de la réduction des effectifs peut ne pas faire de différence pour les employés concernés. Autant ils peuvent aimer leur employeur, autant ils sont ébranlés par la perte de leur emploi et de leur revenu.
De l'autre côté du bureau, il est juste de dire que de nombreux propriétaires d'entreprise peuvent comprendre ce sentiment instable. Pour les propriétaires qui apprécient leurs employés et leur attribuent le mérite de les aider à développer leur entreprise, la réduction des effectifs peut donner l'impression de faire souffrir un ami proche ou un membre de la famille. Ils redoutent cette perspective et considèrent les licenciements comme un dernier recours. De nombreuses entreprises envisagent ou invoquent d'abord une alternative, comme un gel de l'embauche, des réductions de salaire, des congés, des programmes de retraite anticipée ou des licenciements volontaires, selon CareerMinds.
Cela peut sembler superficiel, mais il est impératif que les professionnels des RH comprennent la ou les raisons pour lesquelles une entreprise réduit ses effectifs afin qu'ils restent au courant de toutes les interactions avec les employés. La dernière chose dont un processus déjà stressant a besoin est la mauvaise communication et la confusion. Alors, identifiez la raison principale de la réduction des effectifs et respectez-la de manière cohérente, même si une raison accessoire constitue un facteur contributif. En d'autres termes, gardez le message simple.
Selon Market Business News, les raisons les plus courantes de réduction des effectifs sont:
- Une fusion
- Une vente ou un changement de direction
- Une acquisition
- Une crise économique extérieure, telle qu'une récession
- Une crise économique interne
- Une baisse inattendue de la demande pour les produits ou services de l'entreprise
Décidez de la délégation
Avant de vous préparer à intégrer la raison à vos stratégies de réduction des effectifs, il est judicieux de décider qui gérera les demandes habituelles imposées à votre service. Par exemple, vous voudrez peut-être devenir la personne de référence pour toutes les questions liées à la réduction des effectifs et déléguer d'autres tâches à l'un de vos subordonnés. Vous serez peut-être heureux de l'avoir fait, car la plupart des départements des ressources humaines sont des endroits très fréquentés, note Poppulo, et sont responsables de:
- Relations avec les employés
- Problèmes de santé et de sécurité
- Conformité légale
- Paie et avantages
- Recrutement et intégration
- La formation et le développement
Assurez-vous d'envoyer un e-mail informant toutes les parties concernées de toute modification que vous apportez. En réalité, vous devrez peut-être le faire plusieurs fois; la réduction des effectifs a une manière de nécessiter une répétition.
La sélection peut ne pas vous impliquer
En tant que professionnel des ressources humaines, vous pourrez peut-être sauter la première tâche - et certains diront la plus difficile - de réduction des effectifs: décider quels employés resteront et lesquels devront partir. Cependant, le propriétaire peut vous demander de travailler avec des cadres, des gestionnaires et des comptables pour développer des critères de sélection qui soient justes, objectifs et servent les intérêts à court et à long terme de l'entreprise.
Si rien d'autre, les RH seront impliqués dans la fin de cette étape alors que les employés en réduction d'effectifs se tournent vers les RH pour poser des questions sur les allocations de chômage et les services d'outplacement.
Quoi qu'il en soit, gardez à l'esprit que chaque entreprise est différente, défiant ainsi une stratégie unique de réduction du personnel, mais il est courant que les critères de mise à pied incluent:
- Ancienneté
- Performance
- Compétences et aptitudes
- Statut, qui donne souvent la préférence aux employés à temps plein par rapport aux employés à temps partiel
Soyez honnête tout en communiquant
Aussi désagréable que puisse être la réduction des effectifs, elle peut s'aggraver si elle n'est pas effectuée avec soin. Market Business News dit cela non pas pour vous intimider, mais pour vous préparer à la possibilité distincte que vous fassiez un faux pas en cours de route. Même les consultants d'entreprise qui ne font que gérer les réductions d'effectifs pour gagner leur vie et suivre les modèles de plans de réduction des effectifs font des faux pas au cours de ce processus complexe - souvent sous la forme d'oublier ou de sous-estimer quelque chose.
Si cela vous arrive, reconnaissez le faux pas, apportez les modifications nécessaires et passez à autre chose. Vous aurez de quoi vous occuper, en commençant par vous engager dès le début à communiquer honnêtement, dit Career Arc.
Votre chef d'entreprise peut souscrire ou non à la notion de transparence; il y a probablement des détails qui doivent rester confidentiels pour protéger l'entreprise. Cependant, en ce qui concerne les employés, une communication honnête et ouverte engendre la confiance. Leur confiance facilite le processus de réduction des effectifs lorsque vous communiquez avec eux sur des questions qui les concernent directement.
Soyez flexible à mesure que vous progressez
Les étapes de réduction des effectifs dans une organisation se déroulent rarement de manière stricte et réglementée. Malgré tous vos efforts, vous devrez peut-être aborder plusieurs étapes à la fois, en particulier au début, et les étapes peuvent être de nature récursive, surtout si votre entreprise réduit ses effectifs par étapes.
Maintenant que vous le savez, formulez le meilleur plan possible, en anticipant que, dans l'intérêt de faire fonctionner l'entreprise aussi bien qu'elle le peut, le propriétaire peut compter sur vous pour l'aider à réorganiser les départements ou à déplacer les employés vers de nouveaux rôles. La répartition de la charge de travail entre les employés existants vous obligera à analyser les fonctions du poste, à déterminer celles dont vous ne pouvez pas vous passer et les employés qui peuvent les gérer.
Ces employés ont besoin d'une attention immédiate car le moral et la productivité – toujours étroitement liés sur le lieu de travail – sont souvent les premiers à se détériorer lors d'une réduction des effectifs. Ils peuvent avoir des questions sur les raisons de la réduction des effectifs, et certains employés peuvent les répéter lorsqu'ils acceptent la culpabilité qu'ils peuvent ressentir pour garder leur emploi alors que les collègues qu'ils voyaient tous les jours sont partis. La meilleure façon de renforcer les employés lors d'une réduction d'effectifs est de leur demander ce dont ils ont besoin de votre part et, si la demande est raisonnable, faites de votre mieux pour y répondre.
Organiser une réunion de licenciement avec les employés concernés sera probablement la tâche de réduction des effectifs que vous redoutez le plus. La préparation d'un script devrait calmer vos nerfs – tant que vous ne le lisez pas de manière robotique. De toutes les réunions en face à face que vous tenez dans votre carrière, c'est celle que vous ne devriez pas tenter d'organiser lorsque vous discutez de la situation financière d'un employé et répondez à ses questions. Le guide de notification des mises à pied de Career Arc peut vous aider.
Suivez la loi et offrez des services
L'avocat de votre entreprise est votre meilleure ressource car vous vous assurez de rester du bon côté des lois du travail étatiques et fédérales pendant une réduction des effectifs. Les trois lois les plus critiques sont peut-être:
La Loi sur l'ajustement des travailleurs et le recyclage des avis (WARN) oblige les entreprises de 100 employés ou plus à temps plein à leur donner un préavis écrit de 60 jours avant une mise à pied.
Les lois de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) interdisent les licenciements basés sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'identité de genre et l'orientation sexuelle), l'origine nationale, l'âge (40 ans ou plus), le handicap ou les informations génétiques.
- La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA) protège les employés de plus de 40 ans. Entre autres, la loi leur donne droit à au moins 21 jours pour réviser un accord de départ s'ils sont licenciés individuellement et 45 jours s'ils font partie d'un licenciement plus important. .
Le fait de référer les employés de petite taille à un service d'outplacement peut aider à amortir le coup de la perte de leur emploi. Ils ne l'apprécieront peut-être pas tout de suite, mais les services de quelqu'un qui offre du coaching de carrière, de la rédaction de curriculum vitae, des conseils de recherche d'emploi et de la préparation des entretiens peuvent être une aubaine pour les personnes qui se retrouvent soudainement au chômage.
La vie revient à la normale après une réduction des effectifs, même s'il s'agit d'une «nouvelle façon normale» de faire des affaires. Avec vous à la tête des RH et avec toutes les leçons de réduction des effectifs que vous avez apprises, vous devriez être dans une position de premier plan pour montrer la voie.
