En tant que propriétaire de petite entreprise, il est tentant de considérer l'état actuel des affaires de communication comme catastrophique. La preuve est partout ; les gens se précipitent dans leur vie quotidienne, parcourant à la hâte leurs messages texte, leurs e-mails et leur courrier postal pour voir s'ils ont oublié quelque chose de si urgent, si critique que le monde peut s'effondrer s'ils ne répondent pas à ce texte ou à ce message vocal à l'heure actuelle.
Toute cette course dispersée comme un poulet sans tête vous offre l'opportunité de vous démarquer parmi vos employés, clients, vendeurs, commerciaux et associés externes, en tant que personne plus professionnelle en matière de communication. Tu es un communicateur professionnel. Vous pouvez faire bonne impression sur toutes les personnes que vous rencontrez, car vous êtes prêt à ralentir le rythme. Vous êtes assez intelligent pour savoir que votre bonne réputation, votre marque, votre image et votre réputation dépendent d'être un bon communicateur, vous décidez donc d'améliorer vos objectifs de communication d'entreprise.
Autant que vous en savez déjà sur la communication, vous savez également que vous aurez un net avantage sur vos concurrents en vous assurant que vous:
- Brossez-vous sur le processus de communication de base.
- Considérer quelques définitions utiles de la communication d'entreprise.Saisir les caractéristiques révélatrices de la communication d'entreprise.Voir les objectifs de la communication d'entreprise.
Rafraîchir la communication
Pour l'instant, essayez de ne pas penser aux messages vocaux que vous avez laissés sur la machine de quelqu'un ou aux e-mails que vous avez envoyés et qui n'ont pas obtenu de réponse. Bien que ce soient certainement des formes de communication, elles sont à sens unique. La plupart des formes de communication sont des échanges bidirectionnels. Ainsi, la communication « générale » et la communication d'entreprise suivent des étapes similaires :
- L'expéditeur conçoit une idée.
- L'expéditeur décide comment exprimer l'idée avec des mots - un processus que les spécialistes de la communication appellent « encodage ».
- L'expéditeur choisit un support (le téléphone, un e-mail, un SMS) pour envoyer l'idée. * L'expéditeur transmet le message.
- Le destinataire reçoit et déchiffre (décode) le message.
- Le destinataire offre des commentaires.
Définir la communication d'entreprise
Cela peut aider à consolider votre compréhension avec une définition, alors envisagez-en une dans The Business Dictionary. Il définit la communication comme :
- «Processus bidirectionnel pour parvenir à une compréhension mutuelle, dans lequel les participants échangent non seulement (codent-décodent) des informations, des nouvelles, des idées et des sentiments, mais créent et partagent également un sens.»
La communication « générale » se distingue de la communication d'entreprise, en raison de la le contexte dans lequel l'échange a lieu, c'est-à-dire dans un cadre commercial. C'est l'une de ces périodes utiles où de nombreuses définitions de la communication d'entreprise existent, vous permettant de bricoler des éléments comme bon vous semble.
Une définition a résisté à l'épreuve du temps, écrite par Lawrence David Brennan dans son livre de 1960, «Business Communication». Notez comment il souligne le paramètre :
- « La communication d'entreprise est l'expression, la canalisation, la réception et l'échange d'idées dans commerce et industrie.”
Le dictionnaire des affaires a élargi cette définition en disant que la communication d'entreprise est:
- «Le partage d'informations entre les personnes au sein d'une entreprise effectuée pour le bénéfice commercial de l'organisation. En outre, la communication d'entreprise peut également faire référence à la manière dont une entreprise partage des informations pour _promouvoir son produit ou ses services au potentiel.les consommateurs.”
Le résultat est que la communication d'entreprise peut prendre deux formes: interne et externe. Ainsi, une partie de la communication que vous partagez est destinée au monde extérieur, et une partie de la communication que vous partagez est destinée à votre public interne, c'est-à-dire à vos employés et à d'autres collègues. Considérez la communication interne comme une information confidentielle ou exclusive.
Il est peu probable que vous limitiez le flux d'informations dans l'autre sens. En d'autres termes, il est peu probable que vous soyez en mesure de partager des informations avec un public externe, tout en les gardant (ou en essayant de les garder) des membres de votre public interne. Ils doivent être tenus au courant. Comme le dit The Business Communication:
- «La communication d'entreprise est essentielle pour exécuter les fonctions de gestion et pour assurer le succès de l'organisation.»
Concentrez-vous sur les caractéristiques révélatrices
À ce stade, vous commencez peut-être à vous rendre compte qu'un peu plus que le réglage pourrait distinguer la communication d'entreprise de la communication «générale» qui a lieu dans votre monde. Donc, si vous vous êtes déjà demandé, «Quelles sont au juste les caractéristiques de la communication d'entreprise?» recherchez certaines des qualités suivantes. Ils peuvent ne pas être présents dans tous les communiqués que vous envoyez ou recevez. Mais puisque la communication d'entreprise est aussi déterminé, il y a de fortes chances que certaines caractéristiques fassent surface à maintes reprises. La communication d'entreprise, c'est :
- Factuel. Une bonne communication commerciale est factuelle. Rien ne peut saper la réputation d'une entreprise plus rapidement que de signaler des statistiques inexactes, des demi-vérités et des affirmations exagérées. De nos jours, les gens vérifient l'exactitude des informations et la technologie leur permet de le faire relativement facilement. Le matériel de vente et de promotion d'une entreprise lui donne une certaine latitude pour se vanter et se vanter, tant que les affirmations peuvent être étayées et validées.* Dégager. Une bonne communication d'entreprise est exempte de déclarations vagues et ambiguës. Le destinataire d'un message ne doit jamais se demander de quoi il s'agit. » Une communication claire est «facilitée» en utilisant des mots simples plutôt que des mots complexes et en utilisant des phrases déclaratives directes. De nombreuses personnes trouvent plus facile de suivre les informations lorsqu'elles sont présentées sous forme de puces ou lorsqu'elles sont accompagnées de graphiques ou de diagrammes. Ces éléments améliorent également la clarté.
- Pratique. Une bonne communication d'entreprise est utile et nécessaire. Que la communication prenne la forme d'un site Web d'entreprise, d'une brochure ou d'un communiqué de presse, il devrait y avoir une justification expliquant pourquoi la communication existe et comment les gens peuvent bénéficier de la communication.
- Souvent persuasif. Une bonne communication d'entreprise cherche à inciter quelqu'un de ce groupe interne ou externe à faire quelque chose. (Et si c'est clair, il devrait être évident ce qu'est ce «quelque chose».) Certains propriétaires d'entreprise font l'erreur de négliger le pouvoir des messages subliminaux dans leur communication. Par exemple, publier des vœux d'anniversaire internes à l'entreprise et désigner un «employé du mois» demande du temps et des efforts. Mais le message persuasif implicite devrait être évident pour les employés perspicaces: "C'est une entreprise qui se soucie de lui, alors faites votre part et prenez soin de l'entreprise."
- Stratégique. Une bonne communication d'entreprise est planifiée, organisée et exécutée de manière à atteindre son objectif particulier.
Voici les objectifs de la communication d'entreprise
Comme vous pouvez vous en douter, ces objectifs peuvent être aussi variés que les membres de votre personnel. En fait, lorsque vous regardez autour de vous dans votre bureau, les types de communication d'entreprise qui circulent en interne peuvent refléter la forme, la fonction ou la personnalité de vos différents services. Certains des objectifs de la communication d'entreprise comprennent:
- Partage des informations, qui peuvent représenter la majorité de la communication commerciale que vous envoyez à la fois en interne et en externe. Ces informations peuvent être opportunes, telles que les rapports de vente et les résultats des enquêtes de satisfaction client. Certains d'entre eux peuvent être de nature sensible, comme vos rapports sur les revenus. Et certaines d'entre elles peuvent être marquées « confidentielles » et limitées à certaines personnes, comme un changement de direction stratégique chez l'un de vos concurrents. Les principaux objectifs de ce type de communication sont d'éduquer et d'éclairer. * Persuader, que de nombreuses personnes associent volontiers aux supports de vente, de publicité et de marketing. Lorsque ces types d'efforts de persuasion sont bien conçus, les destinataires sont émus et même désireux d'agir sur le message. Mais les «garanties» qui font la promotion des produits ou services de votre entreprise ne représentent qu'une partie de la communication commerciale convaincante que vous pourriez avoir en tant que propriétaire d'une petite entreprise. Placer un vendeur ou un fournisseur têtu peut à un moment donné exiger un appel convaincant. Essayer d'obtenir une dérogation de zonage pour votre entreprise pourrait nécessiter de multiples efforts de persuasion auprès des autorités locales et régionales. Et n'oubliez pas vos employés, qui peuvent à un moment donné remettre en question la sagesse d'une nouvelle politique ou procédure d'entreprise. Un e-mail convaincant de votre part peut être exactement ce dont ils ont besoin pour les rétablir.
- Évaluer la performance et la rétroaction, ce que de nombreux propriétaires de petites entreprises conviendraient, est une compétence qu'ils développent au fil du temps. Après tout, personne n'est un évaluateur né de la performance et du potentiel humains. Cette forme de communication d'entreprise est généralement attendue avec impatience par les employés, surtout si elle est liée à une augmentation de salaire. Étant donné que les évaluations sont un moyen pour un propriétaire d'entreprise de rester responsable envers ses employés, le propriétaire avisé respecte le calendrier et veille à ce qu'il dispose d'un système pratique pour évaluer le rendement des employés.
- Motivant, qui pourrait aller d'un mémo de remerciement envoyé à tous les employés à l'annonce d'un concours de vente lié à un prix extravagant. Personne ne connaît vos employés mieux que vous, il s'ensuit que personne ne sait mieux comment les motiver à maintenir ou à améliorer le calibre du travail qu'ils produisent. Un autre objectif de la communication commerciale de motivation est de favoriser la camaraderie sur le lieu de travail, ce qui engendre souvent la fidélité.
- Impartir des conseils, que vous trouverez peut-être comme l'un des aspects les plus gratifiants de votre rôle de propriétaire de petite entreprise. Vraisemblablement, vos employés vous admirent et dépendent de vous pour le leadership - pour leur dire non seulement quelle faire mais comment pour le faire mieux. En tant que forme de communication d'entreprise, les conseils peuvent être adressés à un individu ou à un groupe, selon les circonstances. Conçus avec soin et avec des exemples utiles pour illustrer vos points, ces communiqués peuvent devenir des ressources précieuses pour les employés.Offre suggestions, opinions et idées, qui peuvent circuler de deux manières, de vous à vos employés ou d'eux à vous. Selon la structure de votre entreprise, vous pouvez également avoir des cadres intermédiaires dont vous dépendez pour maintenir ce flux. Les suggestions, opinions et idées peuvent être très prometteuses pour améliorer une entreprise de multiples façons - tant que les égos, les rivalités et les jalousies concurrentielles n'interfèrent pas. En outre, il faut un engagement de la part d'un propriétaire d'entreprise confiant et ouvert d'esprit pour maintenir ce type de communication. Au début, de nombreux propriétaires de petites entreprises s'engagent à maintenir une «politique de la porte ouverte» aux suggestions, opinions et idées. Mais ensuite, ils finissent par plaider la presse du temps et coupent involontairement cette précieuse ressource.Recommander d'instruction ou de formation liée à l'emploi, que vous pourriez effectuer vous-même ou sous-traiter à un tiers. Dans tous les cas, cette forme de communication commerciale peut également contenir un élément de persuasion, surtout si vous pensez que les employés peuvent résister à la recommandation. Vos employés peuvent vous surprendre : généralement, ils apprécieront l'opportunité d'élargir leurs connaissances et d'améliorer leurs compétences tout en améliorant leur valeur pour vous. L'instruction et la formation nécessitent souvent deux vagues de communication : la première pour annoncer la formation ; la seconde pour fournir des informations à l'appui, telles que des documents de référence.
Comme pour les autres éléments de votre petite entreprise, vous améliorerez certainement vos compétences en communication commerciale avec la pratique. Donc, si vous envisagez d'embaucher un «directeur des premières impressions?» Ne vous en faites pas. Vos communiqués doivent faire la bonne impression qui vous distinguera de la foule distraite qui vous entoure.
