Le courrier certifié vous fournit la preuve que vous avez envoyé une lettre à une certaine date à une certaine heure. Ce type de courrier fournit également la documentation que le destinataire prévu a reçu la lettre à une certaine date à une certaine heure. Cette documentation peut aider à résoudre des litiges avec des clients ou des clients. Un voyage pour faire la queue au bureau de poste est une partie nécessaire du processus, mais cela évite de futurs maux de tête si le destinataire prévu prétend ne pas avoir reçu votre lettre.
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Faites un voyage préliminaire au bureau de poste pour obtenir un formulaire de courrier certifié et un reçu. Si vous envoyez régulièrement des lettres certifiées, procurez-vous plusieurs formulaires de courrier certifié. Vous pouvez également utiliser un service en ligne qui propose des formulaires de courrier certifié ou des enveloppes à l'achat.
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Tapez votre lettre pour projeter une image professionnelle. Incluez le numéro de l'accusé de réception, ainsi que la date, sur le reçu du formulaire de courrier certifié en haut de votre lettre. Cela empêche le destinataire de dire que le contenu de la lettre qu'elle a reçue était différent de ce que vous prétendez. La date fournit une référence pour le moment où la lettre a été écrite et envoyée.
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Remplissez le formulaire vert de courrier recommandé et le formulaire de réception en cochant la case indiquant que vous souhaitez une livraison certifiée; indiquez le nom et l’adresse du destinataire ainsi que votre nom et votre adresse sur ce formulaire. Cochez la case indiquant que vous souhaitez une livraison restreinte afin que la lettre ne parvienne qu'à la personne à qui vous l'avez adressée ou à son mandataire désigné. Faites une copie de la lettre et de l'enveloppe avec le formulaire de courrier certifié rempli. Gardez-le pour vos dossiers.
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Mettez la lettre originale dans une enveloppe avec le formulaire de courrier certifié ci-joint. Rendez-vous au bureau de poste pour payer et poster votre lettre recommandée. Les frais de port pour une lettre certifiée coûtent plus cher qu'une lettre envoyée par la poste ordinaire. Des services tels que la livraison restreinte ont des frais supplémentaires en plus des frais de courrier certifié.
