La communication d'entreprise existe pour maintenir le commerce en plein essor. Il favorise la bonne volonté, informe et persuade ou sollicite – souvent simultanément. Parce qu'un expéditeur ne peut réussir une communication qu'avec la coopération d'un destinataire, une attitude appropriée est essentielle : professionnelle, amicale et respectueuse. Le propriétaire d'une petite entreprise peut y parvenir en adaptant spécifiquement le ton du message au lecteur ou à l'auditeur visé.
Surveillez votre son
Le ton de la voix, que ce soit dans les messages écrits ou oraux, exprime votre attitude envers la personne qui reçoit le message. Transmettre le bon ton peut être délicat. Le livre «Business Communication: Building Critical Skills» souligne que la plupart d’entre nous sont des experts pour lire correctement le ton des autres, mais que parfois nous ne sommes pas aussi bons pour mesurer l’impact de notre propre ton.
La première étape pour évaluer l'effet de notre tonalité est d'en prendre conscience et ensuite de considérer notre destinataire. Le ton utilisé avec un jeune employé n'est probablement pas approprié pour un client potentiel important, par exemple.
Tenez compte de votre public
En une seule journée, le propriétaire d'une petite entreprise peut communiquer plusieurs fois avec de nombreuses personnes. A chaque fois, l'attitude et le ton doivent être adaptés à votre public.
Parfois, plus d'une personne recevra votre message. Bien que votre communication puisse passer par un gardien puis être transmise plus tard, le destinataire qui vous préoccupe le plus est le public principal. C'est la personne que vous voulez déplacer vers l'action ou la décision. Adaptez votre ton principalement à ce lecteur ou auditeur. Lors de l’élaboration de votre message, tenez également compte de l’attitude du public principal à l’égard de votre sujet.
Étendre la bonne volonté aux autres
Créer de la bonne volonté améliore votre image et l'image de votre petite entreprise. Votre attitude lors des interactions peut favoriser la bonne volonté ou l'éroder.
Vous pouvez faire preuve de bonne volonté en tenant compte des préoccupations du destinataire du message, en vous concentrant sur ce que le destinataire veut savoir et en protégeant son ego. C'est ce qu'on appelle l'approche «vous-attitude». Pour faire la mise au point sur le récepteur, essayez d'éliminer «I». Par exemple, il vaut mieux dire «Votre commande expédiée le lundi» que «J'ai expédié votre commande le lundi».
Positif vs négatif
Une attitude positive dans la communication d'entreprise contribue également à renforcer la bonne volonté. Mettre l'accent sur ce qui est juste dans une situation ou ce qui peut être fait au lieu de ce qui ne peut pas l'être maintient la négativité à distance.
Lorsqu'un message doit contenir de mauvaises nouvelles, fournissez une raison ou une lueur d'espoir valable. «Business Communication: Building Critical Skills» conseille d'éviter le mot «vous» et d'adoucir un message négatif en utilisant une voix passive. Par exemple, au lieu de dire "Vous ne répondez pas aux critères", vous pouvez choisir "Les critères ne sont pas satisfaits".
Faites attention au contexte
Le contexte peut changer l'attitude perçue d'un message de manière dramatique. En affaires, la dynamique du pouvoir doit être prise en compte lors de la rédaction d'un message.
Communiquer avec un supérieur nécessite une politesse et une formalité accrues par rapport à celles que vous utiliseriez avec vos pairs. Il en va de même lorsque vous communiquez avec des personnes que vous ne connaissez pas bien et vos aînés. Utilisez des titres de courtoisie – Mme et M. – et des noms de famille. Transmettre une attitude respectueuse à travers les cultures peut nécessiter des recherches, car les normes de politesse diffèrent.
