Il est essentiel pour les pharmacies de maintenir une compréhension approfondie de l'inventaire actuel. Des niveaux de stocks sous-estimés peuvent entraîner des pénuries, ce qui frustre les clients et peut réduire les affaires. D'un autre côté, une surestimation peut signifier un excédent inutile, ce qui augmente les coûts de possession des stocks et crée une obsolescence lorsque les médicaments expirent. Un inventaire physique, bien que chronophage, est le meilleur moyen de confirmer les niveaux d'inventaire.
Comptage des stocks pour les systèmes perpétuels et périodiques
Que votre pharmacie utilise un système d'inventaire périodique ou perpétuel, vous devrez effectuer un inventaire physique à un moment donné. Cependant, le calendrier et l'échelle diffèrent généralement. Les pharmacies plus grandes qui déplacent une grande quantité d'inventaire ont tendance à utiliser des systèmes perpétuels. Les systèmes d'inventaire perpétuel utilisent des scanners de point de vente pour mettre à jour automatiquement le décompte des stocks après chaque livraison ou achat. Pourtant, des erreurs se produisent et les pharmacies d'inventaire perpétuel doivent effectuer un décompte une ou deux fois par an pour vérifier l'exactitude des stocks. D'un autre côté, les petites pharmacies avec moins de stocks peuvent compter manuellement les stocks via un système périodique. Ces pharmacies devraient effectuer des dénombrements d'inventaire sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Avant de compter
Avant de lancer l'inventaire, videz la zone de réception des expéditions. Vous ne voulez pas compter accidentellement les stocks récemment reçus qui n'ont pas encore été saisis dans le système comptable. De même, s'il y a des médicaments en attente qui ont été vendus mais pas encore distribués, marquez-les clairement et mettez-les de côté. Il est plus simple d'effectuer le décompte des stocks après les heures ouvrables pour minimiser la confusion et garantir que le processus ne perturbe pas les opérations commerciales.
Procédures de comptage
Créez quelques équipes de comptage qui correspondent à la taille et à l'organisation de votre inventaire. Attribuez à chaque équipe le compte d'une catégorie de médicaments d'inventaire spécifique. Les sous-comptes par catégorie de médicaments permettent de retracer plus facilement les erreurs si le décompte final de l'inventaire ne correspond pas aux enregistrements perpétuels actuels. Affectez un membre de l'équipe pour effectuer le comptage de l'inventaire et un autre pour enregistrer les résultats du comptage.
Vérification des résultats
Si la pharmacie utilise un système d'inventaire permanent, comparez les résultats du comptage aux enregistrements actuels. S'il y a un écart entre le décompte et les enregistrements actuels, affectez une autre équipe pour effectuer un recomptage aveugle de la catégorie de problème pour vérifier l'exactitude.
