La petite caisse est un moyen pratique de payer des dépenses telles que les timbres et les achats d'urgence trop petits pour être payés avec un chèque professionnel. Bien que vous puissiez financer un compte de petite caisse de n'importe quel montant, les entreprises mettent généralement de côté suffisamment pour couvrir une période d'un mois. Cela garantit que le fonds est suffisamment important pour couvrir les dépenses diverses sans engager trop d'argent ou devenir une cible pour le vol. Le démarrage d'une petite caisse nécessite une caisse, des bons de petite caisse et des règles de fonctionnement standard qui détaillent le fonctionnement du système de petite caisse.
Procédures d'utilisation normalisées
Les bons manuels ou électroniques de petite caisse sont essentiels à la gestion des fonds de petite caisse. Bien que les règles de gestion déterminent si le demandeur ou le dépositaire de la petite caisse remplit les pièces justificatives, le demandeur et le dépositaire signent chaque demande. Si la demande porte sur de l'argent déjà dépensé, le dépositaire joint des pièces justificatives, comme un reçu, à la demande. Sinon, le demandeur remet les pièces justificatives après avoir dépensé l'argent. Tous les bons restent dans la petite caisse jusqu'au rapprochement de fin de mois.
Comptabilisation de la petite caisse
Pour mettre en place la partie comptable d'un fonds de petite caisse, le comptable doit débiter la petite caisse et créditer la caisse dans un décaissement de caisse ou un journal général. À la fin du mois, les bons de petite caisse doivent être rapprochés pour s'assurer que le montant total des bons et des espèces restant dans le fonds est égal au montant de départ. Si le rapprochement s'équilibre, le comptable débite chaque paiement de pièce justificative séparément et crédite en espèces le remboursement correspondant. Un excédent ou une pénurie de trésorerie doit être enregistré en créditant le compte de dépassement de caisse pour un excédent ou en débitant le compte pour une pénurie.
Contrôles de la petite caisse
Des contrôles internes rigoureux garantissent que les employés respectent les règles de traitement des espèces et les procédures opérationnelles standard. Les contrôles se concentrent sur les procédures de sécurité, de remboursement et de réapprovisionnement de la petite caisse et sur un audit ou un examen annuel. Par exemple, il est nécessaire de sécuriser la petite caisse dans un endroit séparé et verrouillé, de limiter l'accessibilité et d'utiliser des pièces justificatives numérotées de manière séquentielle pour comptabiliser chaque décaissement ainsi que d'identifier et de fixer clairement les limites en dollars pour les décaissements autorisés et d'exiger que les pièces justificatives incluent les reçus correspondants. . Il est essentiel d'établir et de maintenir un calendrier régulier de rapprochement et de réapprovisionnement, de revoir le compte au moins une fois par an et, si nécessaire, de modifier le montant de départ.
Vérification de la petite caisse
La réalisation d'audits périodiques et inopinés et d'un audit annuel permet de s'assurer que les contrôles existants sont efficaces pour prévenir le gaspillage et le détournement de fonds de petite caisse et réduire l'erreur humaine. Pour un audit inopiné, l'auditeur vérifie que la petite caisse disponible est correcte en comparant les espèces et les bons avec le solde de départ. Une fois par an, l'entreprise doit revoir les procédures d'exploitation standard, observer et interroger le gardien de la petite caisse et créer des pistes d'audit - par exemple, en passant en revue les bons de petite caisse pré-numérotés pour s'assurer qu'aucun bon n'est manquant et en sélectionnant au hasard les décaissements et le traçage de la petite caisse. le décaissement - y compris les écritures comptables - du début à la fin.
