Les rapports commerciaux et les lettres commerciales sont deux genres différents dans le domaine de la rédaction en milieu de travail. Alors qu'un rapport commercial peut être précédé d'une lettre commerciale et qu'une lettre commerciale peut être accompagnée d'un rapport commercial, ce sont deux documents entièrement différents qui servent à deux fins différentes. Il est important de comprendre comment les écrire tous les deux si vous voulez être un homme d'affaires prospère.
Genre
Étant donné qu'un rapport commercial et une lettre commerciale sont deux genres différents, un contenu et des règles de mise en forme différents régissent chacun. Alors qu'un rapport commercial et une lettre doivent être rédigés clairement et aussi concis que possible, une lettre commerciale doit rarement dépasser une page. Cependant, les rapports commerciaux comportent souvent plusieurs pages, comprenant des annexes, des tableaux, des graphiques et des photos en plus du texte. De plus, les lettres sont généralement utilisées lorsqu'une personne a un problème spécifique à communiquer. Les rapports, d'un autre côté, peuvent être utilisés en conjonction avec la prise d'une décision spécifique, mais ils peuvent aussi être compilés simplement pour partager des informations sur un projet.
Objectif
Les lettres et rapports commerciaux peuvent être rédigés à diverses fins. Dans certains cas, les deux peuvent être écrits pour informer. Une lettre commerciale peut être écrite pour informer une employée qu'elle a été embauchée ou congédiée. Des lettres commerciales peuvent également être envoyées à toutes les personnes travaillant dans une entreprise, ainsi qu'à ses actionnaires, pour les informer d'un certain succès d'entreprise. Les deux publications peuvent également être écrites pour persuader. Les lettres commerciales sont souvent des demandes pour un salaire plus élevé, plus de ressources, des congés ou l'autorisation de diriger un certain programme, par exemple. De plus, des rapports peuvent être rédigés afin de persuader un gestionnaire de ne pas interrompre un certain programme ou de donner plus de fonds à un secteur d'une entreprise. Les gens d'affaires qui ont besoin d'écrire un document qui persuade ou informe, peuvent avoir à choisir entre une lettre commerciale ou un rapport. Si vous avez beaucoup d'informations à communiquer, un rapport permet la plus grande expansion, et c'est votre meilleure option. Si vous souhaitez communiquer un succès précis et concis, une lettre est votre meilleure option.
Public
Les rédacteurs de lettres et de rapports commerciaux doivent tenir compte de leur public lorsqu'ils écrivent. Alors que les rapports sont généralement rédigés pour un large public, car ils peuvent être utilisés par n'importe qui, des dirigeants et actionnaires aux employés et clients potentiels, les lettres ont généralement un public plus spécifique. Bien que vous puissiez écrire une lettre commerciale à plusieurs personnes ou copier plusieurs personnes sur une même lettre, les gens écrivent généralement des lettres commerciales à un certain collègue ou groupe. Dans chaque cas, les informations, le langage et les autres éléments que vous incluez doivent être dictés par votre public. Par exemple, si vous rédigez un rapport statistique pour des employés qui n'ont pas de connaissances en statistiques, vous devrez ajouter une explication détaillée de l'implication de vos statistiques.
Format
Les formats des lettres commerciales et des rapports changent en fonction du type de lettre ou du format que vous écrivez. Cependant, les formats de lettre et de rapport sont très différents les uns des autres. Le format de la lettre commerciale commence par une adresse, une salutation et le nom du destinataire. Le corps de la lettre est généralement écrit au format bloc avec tous les éléments alignés à gauche. La lettre est courte - parfois seulement un paragraphe, mais généralement jamais plus d'une page - et elle se termine par une fermeture, une signature et le nom tapé de l'expéditeur. La plupart des rapports commerciaux commencent par une page de titre et un résumé ou un résumé. Les informations sont ensuite divisées et organisées par sous-titres. Par exemple, si vous rédigez un rapport sur le lancement récent d'un programme, vous pourriez avoir les sections suivantes : aperçu, participants, réussites, défis et implications. Souvent, les rapports se terminent par une conclusion qui discute des implications des résultats ou des informations.
