Chaque entreprise doit garder une trace de ses revenus et dépenses, et le grand livre général fournit le meilleur moyen d'y parvenir. Des registres détaillés sont nécessaires à la fois pour la déclaration des déclarations de revenus et les vérifications de l'entreprise, et le grand livre général fournit une source unique pour toutes les écritures.
Définition
Le grand livre général est la collecte des transactions financières d’une entreprise. Il contient tous les comptes qui composent les états financiers d’une entreprise. Le grand livre général le plus simple est appelé « compte en T » car sa représentation ressemble à un « T » majuscule. Le nom du compte apparaît en haut d'une feuille qui est ensuite divisée en deux colonnes. Les débits apparaissent toujours dans la colonne de gauche tandis que les crédits apparaissent toujours sur le côté droit. Certains grands livres incluent une troisième colonne à l'extrême droite utilisée pour suivre le solde de l'entreprise de la même manière que vous le faites dans votre propre registre de chéquier.
Comptabilité à double entrée
Les grands livres comportent une comptabilité en partie double, qui est une méthode de tenue de livres conçue pour la première fois à la fin des années 1400. Dans la comptabilité en partie double, chaque transaction est répertoriée à deux endroits. Dans un compte, la transaction est un crédit, et elle est répertoriée dans un deuxième compte en tant que débit. Par exemple, une vente de produit augmente les liquidités ou les créances de l'entreprise mais diminue son inventaire de la même valeur. Cette méthode est utile pour identifier les erreurs de saisie et les erreurs mathématiques. Étant donné que les entrées sont toujours notées à la fois comme des débits et des crédits, la somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits.
Catégories
Les écritures du grand livre général sont effectuées dans des comptes appartenant à l'une des cinq catégories suivantes: actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses. Les entreprises peuvent choisir de créer des désignations numériques pour divers comptes dans chacune de ces catégories. Sous les actifs, par exemple, il peut y avoir des comptes pour les espèces, les créances (paiement dû) et les biens. Chacun de ceux-ci peut avoir des sous-catégories ultérieures.
Crédits
Bien que dans la plupart des utilisations, un crédit implique un ajout ou un renvoi positif, dans le grand livre général, ce n'est pas nécessairement le cas. Selon le type de compte, un crédit peut être un gain ou une perte. Lorsque des crédits sont inscrits dans les comptes de passif, de capitaux propres et de revenus, ils sont répertoriés comme des gains. À l'inverse, lorsque les crédits sont inscrits au compte d'actif ou de dépenses, ils sont répertoriés comme des pertes.
Les débits
Parce que le but du grand livre général et de la comptabilité en partie double est de créer un solde, les débits fonctionnent en face des crédits. Un débit n'implique pas nécessairement une perte. Les débits sont répertoriés comme des pertes dans les mêmes comptes dans lesquels les crédits sont des gains (passif, capitaux propres et revenus). Cependant, les débits sont en réalité répertoriés comme des gains dans les autres comptes (actifs et charges).
Grands livres papier contre livres électroniques
Alors que le grand livre évoque souvent des souvenirs de la feuille de teinte verte classique comportant des colonnes pré-imprimées pour chaque chiffre de devise représenté, la plupart des entreprises utilisent maintenant des grands livres généraux électroniques ou logiciels. Une entreprise peut choisir de créer son propre grand livre dans un tableur de base ou d'acheter un programme spécifique. Il existe des centaines de progiciels disponibles (voir Ressources).
