Dans QuickBooks, vous ne pouvez pas changer un article en stock en un article non en inventaire; vous ne pouvez le changer qu'en article d'assemblage d'inventaire. Pour changer et utiliser des articles hors stock, dupliquez les articles en stock en tant qu'articles hors stock et utilisez le nouvel ensemble à l'avenir. Ensuite, mettez à zéro l'inventaire de chaque article pour déplacer l'inventaire du bilan vers le compte du coût des marchandises vendues. Avant d'apporter des modifications, sauvegardez votre base de données.
Créer une sauvegarde
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Cliquez sur "Fichier" et "Créer une copie" pour faire une copie de votre base de données QuickBooks.
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Sélectionnez "Enregistrer une copie de sauvegarde de votre fichier QuickBooks" et cliquez sur "Suivant".
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Cliquez sur le bouton radio intitulé "Sauvegarde locale" et cliquez sur le bouton "Options". Cliquez sur "Parcourir..." et choisissez un dossier pour le fichier de sauvegarde. Sélectionnez « Vérification complète (recommandée) » au bas de l'écran des options. Cliquez sur "OK" et "Suivant".
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Cliquez sur "Enregistrer maintenant" et "Terminer" pour effectuer la sauvegarde. Notez l'emplacement et le nom du fichier de sauvegarde.
Créer des articles hors inventaire
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Cliquez sur "Rapports", "Liste" et "Liste des éléments" pour afficher un rapport de tous les éléments. Cliquez sur "Modifier le rapport ..." et cliquez sur l'onglet "Filtres".
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Cliquez sur « Type » et sélectionnez « Pièce d'inventaire » dans la zone de liste. Cliquez sur "OK" pour afficher une liste de vos articles d'inventaire. Cliquez sur "Imprimer ..." et imprimez le rapport.
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Cliquez sur "Liste" dans le menu et choisissez "Liste d'articles". Cliquez sur "Article" et "Nouveau". Changez le type en « Non-inventaire ».
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Entrez un nom ou un numéro d'article différent du nom ou du numéro utilisé avec la pièce en stock. Tapez une description et sélectionnez votre compte de coût des marchandises vendues. Cliquez sur Suivant."
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Saisissez le prochain nom ou numéro d'article d'inventaire dans le rapport de liste d'articles. Tapez une description et cliquez sur "Suivant".
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Continuez à ajouter des articles jusqu'à ce que vous ayez un nouvel ensemble d'articles hors stock qui réplique les articles en stock. Utilisez ces éléments à l'avenir à la place des éléments d'inventaire.
Déplacer l'inventaire vers le non-inventaire
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Cliquez sur «Fournisseurs», «Activités d'inventaire» et «Ajuster la quantité / valeur disponible».
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Sélectionnez la date de l'ajustement que vous enregistrerez dans QuickBooks qui déplace l'inventaire vers le coût des marchandises vendues. Sélectionnez le compte du coût des marchandises vendues dans la case de sélection intitulée Compte d'ajustement.
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Tapez « 0 » dans la colonne Nouvelle quantité pour chaque article en stock avec une quantité actuelle. Cliquez sur «Enregistrer et fermer» et QuickBooks réduira l'inventaire du bilan et augmentera le coût des marchandises vendues du même montant.
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Cliquez sur «Rapports | Rapports mémorisés | Comptable | Bilan». Ajustez la date si nécessaire et vérifiez qu'aucun inventaire n'apparaît au bilan.
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Cliquez sur «Rapports | Rapports mémorisés | Comptable | Bénéfices et pertes». Ajustez la date si nécessaire et vérifiez que le compte du coût des marchandises vendues a été ajusté.
