Un contrat est un accord contraignant entre deux parties ou plus. Les parties peuvent être des entités gouvernementales et commerciales ou des particuliers. Au cours des négociations contractuelles, une partie propose de mener à bien des actions spécifiques en contrepartie des paiements de l'autre ou des autres parties. Un plan d'administration des contrats aide votre entreprise à gérer un contrat avec succès et fournit un outil pour surveiller les performances de votre entreprise et le respect des termes du contrat.
Livrables
Lisez attentivement votre contrat et créez des listes de contrôle pour tous les livrables du contrat. Les paiements que votre entreprise reçoit de votre contrat dépendent souvent de la réception par l'autre partie d'un produit ou d'un service, généralement conformément aux spécifications écrites. Lorsque vous répertoriez les livrables du contrat, notez les normes spécifiques d'acceptation et les indemnités de remplacement.
Des horaires
Les contrats couvrent une période déterminée. Le plan d'administration du contrat doit inclure un calendrier pour les dates de démarrage, les échéances pour les livrables et la date de clôture du contrat. Prenez note des jalons qui affectent la production ou la soumission de tout produit livrable et inscrivez-les dans le calendrier du contrat. Le programme directeur avec jalons et échéances est un outil de planification que votre entreprise utilise pour suivre les progrès et ajuster le plan d'administration.
Finances
Votre entreprise doit avoir un budget contractuel qui détaille les dépenses que vous engagez dans l'exécution du contrat. La personne responsable de l'administration financière doit également rapprocher les dépenses projetées des dépenses réelles et extraire vos dépenses contractuelles facturables. La personne qui gère le budget du contrat doit savoir quelle documentation accompagne chaque facture, comment vous êtes payé et quand vous êtes payé. Vos revenus provenant du contrat seront également inscrits dans les livres de votre entreprise de manière à vous permettre de suivre les comptes clients et les paiements du contrat.
Plan de travail
Créez un plan de travail qui alloue le personnel et les ressources financières nécessaires pour respecter les termes du contrat. Attribuez les responsabilités de chaque livrable au personnel interne ou identifiez l'aide temporaire et les experts externes dont vous avez besoin pour respecter les échéanciers des contrats. Rédigez un calendrier de rapports qui vous tient informé des ressources requises, des ressources allouées et du fardeau financier de vos ressources. Évaluez régulièrement votre niveau de performance. Comparez les activités et les extrants proposés à vos intrants et résultats réels. Demandez une modification de contrat si vous êtes sérieusement en retard. Soyez prêt à fournir une explication détaillée de la façon dont vous envisagez de traiter les facteurs qui ont entravé votre exécution réussie du plan de travail initial.
Gestion des risques
Identifiez les risques qui pourraient empêcher votre entreprise de respecter les termes du contrat. La perte de personnel clé, les catastrophes naturelles et les contraintes financières sont des risques courants auxquels les entrepreneurs sont confrontés. Préparez une stratégie pour faire face aux risques que vous identifiez. Créez une certaine marge de manœuvre dans le plan de travail pour apporter d'éventuelles corrections de cap ou ajuster les jalons du contrat sans encourir de coûts supplémentaires ou de manquer les délais qui affectent vos revenus du contrat.
