L'établissement d'un taux de frais généraux prédéterminé pour votre entreprise peut vous donner un outil pour vous aider à maintenir les dépenses proportionnelles aux ventes et aux volumes de production. La surveillance d'un taux bien défini fournit un signal rapide qui vous permet de savoir quand il est temps de revoir les dépenses et, ce faisant, vous aidera à protéger vos marges bénéficiaires.
Calcul d'un taux de frais généraux
Un taux de frais généraux correspond à un coût de production estimé divisé par une base de répartition estimée. Par exemple, une usine avec un budget de dépenses de 200 000 $ et une masse salariale annuelle de 100 000 $ serait calculée comme 200 000 $ de frais d'usine divisés par 100 000 $ de main-d'œuvre, ce qui donnerait un taux de frais généraux prédéterminé de 200 % (calculé comme 200 000 $/100 000 $ = 2 x 100 = 200%).
Mesurer les dépenses sur une base correspondante
Ce qui rend ce calcul important, c'est qu'il fournit une mesure des dépenses par rapport à une base correspondante. Imaginez que vous établissiez un budget de dépenses initial de 200 000 $, un budget de masse salariale de 100 000 $ et des prévisions de ventes de 400 000 $ - avec une marge bénéficiaire cible de 100 000 $ pour l'année. Imaginez ensuite connaître un volume de ventes inférieur à 250 000 $ et, par conséquent, une masse salariale de production inférieure à 75 000 $. Si vous suivez toujours les dépenses par rapport à un budget de 200 000 $, vous pouvez facilement être trompé en pensant que vos dépenses sont sur la bonne voie. Cependant, en réalité, 250 000 $ de ventes moins une masse salariale de 75 000 $ et 200 000 $ de dépenses correspondraient à une perte de 25 000 $.
Suivi des dépenses relatives
La beauté d'un taux de frais généraux prédéterminé est qu'il vous donne un pourcentage à surveiller sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, le montant des dépenses et la base étant relatifs et proportionnés l'un par rapport à l'autre à un moment donné. Vous pouvez utiliser la main-d'œuvre de production comme base ou choisir d'autres bases pertinentes pour votre entreprise, telles que les heures de production, les heures d'usinage ou les matériaux de production. Par exemple, vous pouvez contrôler le pourcentage des avantages de la main-d'œuvre, des fournitures de production et des dépenses de services publics par rapport à la quantité de travail dépensée au cours d'une période donnée.
Surveillance du taux de frais généraux
Un chef d'entreprise prudent n'attendrait pas la fin de l'année pour calculer son taux de frais généraux réel. Les tarifs doivent être calculés sur une base périodique et comparés au tarif prédéterminé afin de suivre les dépenses tout au long de l'année par rapport aux bases de production correspondantes. Pour surveiller un taux de frais généraux, les coûts réels sont tabulés à un moment donné et le taux de frais généraux réel est calculé de la même manière que le budget initial. Dans l'exemple ci-dessus, 200 000 $ de dépenses réelles divisés par 75 000 $ de main-d'œuvre réelle donneraient un taux réel de 267 % (calculé comme 200 000 $/75 000 $ = 2,67 x 100 = 267 %).
Examen des dépenses
Si le taux de frais généraux réel dépasse le taux prédéterminé, il est temps de commencer à examiner les dépenses. Le moyen le plus rapide de les examiner est de répertorier toutes les dépenses par ordre décroissant de valeur en dollars. Ensuite, recherchez d'abord les détails des articles les plus chers. Faire cela au moins une fois par mois donnera à la direction une bonne idée de l'endroit où le plus d'argent est dépensé et laissera le temps de faire des ajustements de dépenses, si nécessaire, afin de maintenir le taux réel conforme au taux prédéterminé.
