L'une des principales attractions de la suite Microsoft Office est la possibilité de transférer et de convertir des données à utiliser dans chacun des différents programmes qui composent le package global. Les utilisateurs de petites entreprises qui préfèrent la commodité des tableaux Excel lorsqu'il s'agit de tout, des données de vente aux enregistrements clients, peuvent facilement convertir les rapports générés par Access en tableaux Excel avec une fonction automatisée dans Access.
1
Ouvrez votre base de données Access.
2
Générez le rapport dont vous avez besoin à partir de votre base de données en cliquant sur son nom dans la colonne en bas à gauche de votre base de données sous « Rapports ». Le rapport apparaît sur votre écran.
3
Cliquez sur l'onglet « Données externes » dans le ruban d'accès en haut de la fenêtre, puis cliquez sur l'icône Excel, qui est la deuxième à partir de la gauche dans le groupe Exporter du menu Données externes. Attendez que la boîte de dialogue "Exporter - Feuille de calcul Excel" s'ouvre.
4
Cliquez sur le bouton « Parcourir » à la fin du champ « Nom de fichier : texte » dans la boîte de dialogue. Attendez que la boîte de dialogue Enregistrer le fichier s'affiche.
5
Sélectionnez le lecteur et le dossier dans lesquels vous souhaitez enregistrer la version feuille de calcul Excel du rapport. Tapez le nom sous lequel vous souhaitez enregistrer le fichier dans le champ «Nom du fichier: texte» de la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer».
6
Sélectionnez le format Excel particulier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre feuille de calcul à l'aide du menu déroulant Format de fichier dans la boîte de dialogue Exporter - Feuille de calcul Excel.
7
Assurez-vous que la case à côté de « Exporter les données avec mise en forme et mise en page », qui est généralement l'option par défaut, est cochée pour obtenir les meilleurs résultats.
8
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la boîte de dialogue pour revenir à la boîte principale. Cochez la case à gauche de "Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée" si vous souhaitez travailler sur votre fichier Excel dès que vous exportez vos données.
9
Cochez la case à gauche de "Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés" si vous configurez votre rapport en utilisant uniquement les enregistrements spécifiés. Cette case ne peut généralement pas être sélectionnée, sauf si vous avez généré un rapport personnalisé particulier en utilisant uniquement des enregistrements spécifiques de votre base de données.
10
Cliquez sur le bouton "OK" en bas de la boîte de dialogue.
11
Cochez la case "Enregistrer les étapes d'exportation" dans la boîte de dialogue si vous souhaitez enregistrer vos étapes d'exportation pour une utilisation future. Entrez un nom et une description comme vous le souhaitez et cliquez sur le bouton "Enregistrer l'exportation".
12
Attendez que votre feuille de calcul Excel s'ouvre dans une autre fenêtre si vous avez coché la case appropriée à l'étape 8. Ouvrez Excel et recherchez la feuille de calcul par nom si vous n'avez pas coché la case.
13
Travaillez sur votre feuille de calcul Excel comme vous le feriez avec n'importe quelle autre feuille de calcul, mais faites attention aux boîtes de dialogue qui vous demanderont si vous souhaitez modifier les données de votre rapport Access.
