Si vous prévoyez de faire des voyages d'affaires pour rendre visite à des clients potentiels, vendre des produits à des foires ou gérer des entrepreneurs situés dans d'autres endroits, vous devrez vous familiariser avec le processus de planification d'un itinéraire commercial. L'itinéraire peut être très court, comme une visite unique ou une série d'arrêts avant de rentrer chez vous. Quoi qu'il en soit, le processus de planification de votre itinéraire est similaire à la planification d'un voyage d'agrément avec quelques différences clés.
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Planifiez votre itinéraire professionnel au moins un mois à l'avance afin d'obtenir des devis raisonnables et les dispositions exactes dont vous avez besoin.
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Appelez vos contacts professionnels pour planifier des réunions avant de commencer à définir des plans de voyage. Obtenez des informations détaillées sur les événements auprès des organisateurs d'événements pour toutes les foires de l'industrie auxquelles vous êtes censé assister ou les discours que vous devez prononcer.
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Réservez votre vol si nécessaire pour ce voyage. Planifiez votre avion pour qu'il arrive un à deux jours avant votre premier rendez-vous d'affaires si possible afin de vous laisser le temps de vous reposer et de revoir vos plans de voyage. Réservez une voiture de location ou réservez une voiture pour venir vous chercher à l'aéroport également.
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Réservez un hôtel et contactez l'hôtel à l'avance pour réserver des salles de réunion si vous en avez besoin. Appelez l'hôtel avant de réserver pour vous assurer que vous disposez d'une connexion Internet, d'un service de réveil et de tout autre détail dont vous aurez besoin pour un voyage d'affaires réussi et agréable. Envisagez de partager une chambre d'hôtel avec un collègue ou un collègue de travail si vous voulez économiser de l'argent - environ 17% des gens d'affaires couchent avec des collègues, selon une étude réalisée en 2010 par Embassy Suites.
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Créez un itinéraire écrit basé sur les plans que vous avez faits. Dressez la liste de tous vos rendez-vous importants, y compris les dates, heures et lieux dans l'ordre de leur occurrence. Résumez les cinq W - qui, quoi, où, quand et pourquoi - pour chaque entrée de l'itinéraire afin d'être clair sur chaque détail. Ouvrez un programme de carte en ligne, tel que MapQuest, qui vous permet de configurer une série d'arrêts en une seule recherche, et d'imprimer des itinéraires pour vous guider tout au long du voyage.
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Vérifiez les prévisions météorologiques pour les dates de votre voyage à l'avance dans cet endroit afin que vous puissiez faire vos bagages en conséquence.
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Confirmez toutes vos réunions et préparatifs de voyage quelques jours avant votre voyage. Imprimez votre itinéraire et votre itinéraire d'affaires écrits et rangez-les dans votre valise avec votre ordinateur portable et vos bagages.
