"Si vous avez un employé, obtenez un service de paie" est le conseil que l'experte financière Rhonda Abrams a donné aux lecteurs de "Inc." magazine en 2010. Autant l'externalisation de cet aspect nécessaire de la gestion d'une entreprise est tentante, mais elle comporte des risques. Avant de confier la responsabilité des chèques de paie à un service extérieur, pesez le pour et le contre.
Pro : C'est un gain de temps
L'externalisation de la paie permet à l'entreprise d'économiser du temps qu'elle consacrerait autrement à calculer la paie et les retenues et à remettre les chèques aux employés et aux autorités fiscales. Les coûts d'impression des talons de paie pourraient également être réduits. Certaines sociétés de paie offrent une fonction d'horloge d'entrée / sortie pour les employés, ce qui vous permet également de gagner du temps en calculant le nombre d'heures dues à chaque période de paie. Une entreprise fournit également des services comme le dépôt direct et les talons de paie en ligne pour alléger davantage le fardeau de la paie.
Avantage : il calcule les taxes avec précision
Les propriétaires de petites entreprises savent que les déductions impliquées dans la masse salariale des employés peuvent être compliquées, notamment les impôts fédéraux et d'État. Une société de paie est souvent mieux équipée pour calculer ces déductions avec précision et cohérence. L'entreprise s'assure également que les impôts sont payés à temps. L'IRS pénalise fréquemment les propriétaires d'entreprise pour des erreurs dans les impôts liés à la masse salariale ; un sur trois est concerné, selon "Inc." magazine. Les amendes infligées peuvent coûter plus que le montant de l'erreur.
Con: la mauvaise entreprise peut produire des erreurs
Une entreprise de paie qui n'a jamais traité les aspects uniques de la paie d'une entreprise, tels que la syndicalisation et les pourboires des employés de restaurant, peut introduire des erreurs dans la paie sans le savoir, et les réparer peut être coûteuse et constituer un casse-tête administratif. Une société de paie qui ne dispose pas d'une interface permettant aux entreprises de saisir directement les heures de leurs employés - et donc oblige la société de paie à saisir les informations - peut introduire des erreurs de paie par simple erreur humaine.
Inconvénient : les propriétaires d'entreprise sont en fin de compte responsables
Si une entreprise ne paie pas les impôts qu'elle doit à temps et avec précision, l'entreprise est toujours responsable de ces taxes. Même si l'IRS poursuit la société de paie pour ne pas correctement remettre l'argent de l'impôt, l'entreprise pourrait être laissée à payer des impôts à l'IRS après avoir payé de l'argent à la société de paie. Cela pourrait être le cas si la société de paie a un employé sans scrupules capable de détourner des fonds. L'IRS recommande à toutes les entreprises d'utiliser le système de paiement électronique des impôts fédéraux afin que les paiements d'impôts soient correctement effectués en leur nom, selon le magazine «Forbes».
Inconvénient: payer pour les services dont les entreprises n'ont pas besoin
De nombreuses sociétés de paie proposent d'autres services et incitent les entreprises à y souscrire en proposant des forfaits tout compris. Cela augmente le coût de l'externalisation de la paie, et il est possible que les services supplémentaires proposés ne soient pas vraiment bénéfiques pour l'entreprise. Décrivant ce qu'une entreprise recherche dans une société de paie avant de chercher un fournisseur de services, l'entreprise est mieux armée contre un tel argument de vente.
