Un reçu est la preuve que vous avez effectué un paiement spécifié pour des biens ou des services. Il s'agit également d'un document important pour la tenue de vos dossiers commerciaux et la préparation de vos déclarations de revenus. Les meilleures pratiques commerciales exigent que vous classiez vos reçus d'une manière organisée afin que, si vous avez besoin de vous y référer, vous puissiez les trouver facilement. Si vous ne pouvez pas obtenir de reçu, vous pouvez toujours prendre des mesures pour créer une trace papier.
Procédure standard
Sauf si vous avez payé à l'avance, lorsque vous recevez la livraison, vous recevrez généralement une liste de colisage ou une facture. Si vous avez payé à l'avance, vous devriez recevoir un reçu. Si vous ne recevez qu'une liste de colisage, le fournisseur peut envoyer une facture séparée ou combiner des factures et vous envoyer une facture mensuelle. À ce stade, vous devez de l'argent à votre fournisseur et il devient non seulement votre fournisseur mais également votre créancier.
Documentation manquante
Une trace écrite adéquate est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise prospère. Vous devez non seulement suivre vos dépenses, mais vous devez également être en mesure de vérifier les dépenses si vous faites l'objet d'un audit par l'Internal Revenue Service. S'il vous manque un reçu, la première étape consiste à contacter le créancier et à demander un duplicata. La plupart des créanciers comprennent votre besoin de tenir des registres appropriés. Ils veulent également être sûrs que vous convenez tous les deux de ce qui a été payé et de ce qui est dû. En fournissant leurs dossiers, il est plus facile de résoudre les écarts.
Refus du créancier
Il n'y a pas beaucoup de cas où un créancier ne vous donnera pas de reçu. Si vous êtes en bons termes et qu'ils tiennent eux-mêmes des registres adéquats, ils devraient être heureux de le faire. Bien entendu, s'ils n'ont aucune trace de votre paiement, ils ne seront pas en mesure de vérifier votre paiement et donc pas en mesure de fournir un reçu. En tant que propriétaire d'entreprise, il est important que vous mainteniez des contrôles internes stricts pour vous assurer que votre paiement a bien été effectué et non détourné par l'un de vos employés, entraînant ainsi le refus du créancier de délivrer un reçu parce qu'il n'a jamais reçu les fonds.
Des alternatives
Vous pouvez toujours utiliser une forme de vérification alternative pour vos dossiers, si vous ne pouvez pas obtenir de reçu de l'ancien créancier. Si vous avez payé par chèque, joignez simplement une copie du chèque annulé à une copie de la facture et mettez-la dans vos dossiers. Le simple fait d'écrire le numéro du chèque, la date et le montant payé sur la facture devrait suffire pour vos dossiers. En octobre 2004, une loi fédérale connue sous le nom de «Chèque 21» a été adoptée qui permet aux banques de ne fournir qu'une copie électronique de votre chèque. Il s'agit d'une preuve de paiement juridiquement contraignante.
Documentation à l'appui
Si vous avez payé par carte de crédit, vous pouvez joindre une copie du relevé mensuel. Si vous avez payé en espèces et que vous ne pouvez pas obtenir de reçu, il est possible que le fournisseur ne veuille pas déclarer ce revenu et vous ne pourrez pas vérifier le paiement. Vous pouvez toujours inscrire le paiement sur votre déclaration de revenus. Selon la publication 583 de l'IRS, les chèques annulés, les reçus de caisse, les relevés de compte, les bordereaux de carte de crédit, les factures et les bordereaux de petite caisse sont tous des formes valides de pièces justificatives.
