Une facture est une feuille de facturation qui répertorie tous les biens et services vendus à un client spécifique dans un cycle de facturation. Les petites entreprises utilisent les factures pour enregistrer les transactions, créer des calendriers de paiement et, en fin de compte, recouvrer les sommes dues. Si vous utilisez un logiciel de compte professionnel, la plupart du travail est effectué pour vous lors de la saisie d'une facture avec les modèles fournis et remplis automatiquement en fonction de vos données client. Vous n'avez pas besoin d'un modèle sophistiqué pour taper une facture à partir de zéro.
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Allumez l'ordinateur et ouvrez le programme de traitement de texte.
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Placez les informations de votre entreprise dans l'en-tête. Si vous avez un logo d'entreprise, copiez-le et collez-le en haut. Assurez-vous que le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise sont répertoriés dans l'en-tête.
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Tapez "FACTURE" sur la ligne supérieure sous l'en-tête dans la marge de gauche. Renvoyez deux à cinq espaces pour rendre le mot «facture» très clair.
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Déterminez un numéro de facture. Les factures sont identifiées par des numéros uniques. Si vous ne savez pas comment créer le numéro de facture, utilisez la date numérique sans tirets et les deux premières lettres du client. Par exemple, une facture émise le 5 janvier 2011 à Jack Wright devient "01052011JW".
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Tapez "Numéro de facture: 01052011JW" sur la marge de droite. Retournez et tapez la date de la facture dans la marge de gauche.
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Énumérez les biens et services dont la facture est comptable. Utilisez des onglets pour aligner chaque section afin que les dollars soient facilement tabulés à la fin avec des en-têtes indiquant: «Date», «Service ou article», «Coût par unité», «Unités totales» et «Total». Indiquez une ligne par article, indiquant la date à laquelle le service a été rendu, le nombre d'heures, le coût par unité ou par heure et le coût total pour cette date.
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Créez une ligne sous tous les biens et services détaillés. Tapez la valeur en dollars du sous-total sous la ligne dans la même colonne que les dollars détaillés.
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Ajoutez les taxes, les frais d'expédition ou les frais accessoires sous le sous-total. Tapez la valeur de la facture "TOTAL" sous.
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Renvoyez plusieurs lignes et saisissez les instructions de paiement, y compris la date d'échéance, à qui adresser les chèques et à l'adresse de paiement. Incluez toutes les politiques concernant les retards de paiement ou les frais de paiement.
